Sửa SL, ghi chú, topping; chiết khấu / đổi giá cần quyền duyệt.
Chọn khách nếu cần tích điểm, ghi công nợ hoặc xuất HĐĐT có MST.
Thanh toán tiền mặt / chuyển khoản / VietQR / nhiều hình thức; chọn chip In hóa đơn, Xuất HĐĐT.
Màn hình báo kết quả HĐĐT: Đã xuất (chạm để gửi cho khách), Chưa xuất được (kèm lý do), Chờ ký.
Mất mạng lúc bấm Thanh toán: cứ bấm lại — hệ thống nhận ra cùng đơn, không tạo đơn / trừ kho / thu tiền hai lần.
Bếp & in
Gán máy + mẫu phiếu bếp riêng với máy hóa đơn; gửi bếp trước khi thanh toán.
Đơn đã xuất HĐĐT: hóa đơn in tự thêm ký hiệu, số HĐ, mã CQT, mã tra cứu và mã QR tra cứu. Mẫu tự thiết kế dùng biến {HDDT_So}{HDDT_Ky_Hieu}{HDDT_Ma_CQT}{HDDT_Ma_Tra_Cuu}{HDDT_Link_Tra_Cuu}.
Đơn hàng: tra cứu, in lại, hủy (đúng quyền). Trả hàng: menu Trả hàng bán, chọn đơn gốc.
7. Kho hàng & nguyên tắc tồn kho
Chứng từ kho
Nhập hàng NCC: thêm hàng, SL, giá nhập (hàng có lô: số lô + HSD) → Hoàn thành mới cộng tồn. Giá vốn bình quân gia quyền. Hủy phiếu nhập: trừ lại tồn và trả giá vốn về như trước.
Trả hàng nhập: trả NCC, giảm tồn và công nợ NCC.
Xuất hủy / Xuất dùng nội bộ: Hoàn thành mới trừ tồn; Hủy phiếu thì cộng lại.
Kiểm kho: thêm hàng → nhập số đếm ngay khi đếm (hệ thống chốt tồn sổ lúc nhập) → Hoàn thành. Khi cân bằng chỉ cộng / trừ phần chênh lệch, nên hàng bán sau lúc đếm vẫn đúng.
Thẻ kho: Hàng hóa → chọn hàng → Thẻ kho — mọi biến động, chứng từ, người thao tác, tồn sau giao dịch.
Nguyên tắc
Tồn khả dụng = tồn kho − phần đang giữ chỗ cho bàn / đơn tạm / đơn online chưa thanh toán.
Đơn tạm, bàn đang mở, đơn QR / online chưa hoàn tất: chưa trừ kho, chỉ giữ chỗ. Thanh toán (hoặc xác nhận COD / nhận chuyển khoản Tingee) mới trừ kho thật.
Combo trừ từng thành phần (bật Quản lý tồn kho combo nếu combo có tồn riêng); món định lượng trừ nguyên liệu; topping trừ theo SL món × SL topping; ĐVT lớn quy về ĐVT cơ bản; dịch vụ không trừ kho.
Hàng Theo dõi lô / HSD: bán / xuất lô hết hạn sớm nhất trước.
Bán âm (Cài đặt → Ngành hàng & bán hàng → Cho phép bán khi hết hàng / tồn âm): tắt thì chặn khi tồn khả dụng không đủ; bật thì vẫn bán, tồn có thể âm.
Phiếu xuất hủy / nội bộ không vượt tồn thực và (khi tắt bán âm) không lấy phần đang giữ chỗ cho bàn.
Phiếu xuất kho / báo kho in từ màn bán hàng chỉ là phiếu soạn hàng — không trừ kho lần hai.
Hủy đơn đã thanh toán hoàn đúng số lượng về kho; đơn đã có trả hàng thì dùng Trả hàng bán, không hủy.
Hai người cùng sửa một mặt hàng cùng lúc: một bên nhận thông báo “Tồn kho vừa được thay đổi… thao tác lại” — hệ thống không ghi đè sai số tồn.
Chỉnh tồn cho đúng thực tế bằng Kiểm kho (có chứng từ, có chênh lệch) — không sửa tay ô tồn trong form hàng hóa.
Easy Invoice: tài khoản API, MST, Pattern đúng như portal (vd. 1C25MAA), Serial thường để trống.
MISA meInvoice: AppID (MISA cấp khi đăng ký tích hợp), tài khoản meInvoice, MST, ký hiệu đầy đủ (1C25TAA); ký HSM hoặc HĐ máy tính tiền.
VNPT Invoice: địa chỉ web service riêng (https://<MST>-tt78admin.vnpt-invoice.com.vn), Account/ACpass web service, tài khoản phát hành, mẫu số, ký hiệu.
Lưu → Kiểm tra kết nối (chỉ xác thực, không tạo hóa đơn).
Mặc định xuất hóa đơn + tắt hỏi thu ngân: mọi đơn tự xuất, kể cả đơn online / Tingee.
In mã HĐĐT + QR tra cứu trên hóa đơn bán hàng: bật / tắt khối HĐĐT trên bill.
Quản lý
Mở từ Báo cáo POS → Hóa đơn điện tử, Cài đặt → Hóa đơn điện tử → Quản lý, hoặc menu HĐĐT của từng đơn.
Xem lại PDF từ hãng; gửi qua ứng dụng khác (Zalo, Messenger, Gmail…) kèm số, mã tra cứu, link tra cứu.
Gửi bản nháp cho khách kiểm tra tên / MST / địa chỉ trước khi phát hành (Viettel, Easy, MISA).
Thay thế: lập HĐ mới thay HĐ gốc, sửa được thông tin người mua; lỗi thì HĐ gốc giữ nguyên.
Hủy: theo NĐ 70/2025, HĐ đã gửi CQT thường phải thay thế / điều chỉnh thay vì hủy — hãng có thể từ chối.
Đồng bộ từng đơn hoặc hàng loạt (tối đa 100 đơn); Tải danh sách từ hãng (Viettel, Easy) để đối chiếu HĐ lập ngoài POS.
Nút mở trang quản lý của hãng; báo cáo tỷ lệ doanh thu đã xuất HĐĐT, thuế GTGT, HĐ thay thế.
HĐĐT lỗi không làm hỏng đơn đã thanh toán. Lỗi thường gặp: sai MST / mẫu / ký hiệu, MISA sai AppID, VNPT «ERR:20», Easy «117» (mẫu máy tính tiền chưa mở API).
9. Báo cáo POS, ca thu ngân & cuối ngày
Menu Báo cáo → Báo cáo POS (A7: Tổng quan POS hoặc Nhiều hơn). Chọn từ ngày–đến ngày rồi mở từng loại:
Doanh thu · Hàng hóa bán ra · Doanh thu theo thu ngân
Tồn kho · Nhập hàng · Hàng sắp hết hạn
Phương thức thanh toán · Công nợ · Sổ quỹ
Lợi nhuận · Chi phí · Kết quả kinh doanh (P&L) · Voucher · Hóa đơn điện tử
Đầu ca: Menu ⋮ → Ca thu ngân → Mở ca (nếu cửa hàng bật ca).
Cuối ca: thanh toán / trả hết bàn đang mở, đóng ca và đếm két.
Mở Tổng kết cuối ngày, chọn khoảng ca; đối chiếu tiền mặt ngăn kéo, QR với sao kê.
Nếu lệch: xem Đơn hàng trong ca + hủy/trả + PTTT trước khi bù tay vào quỹ.
10. Tình huống POS thường gặp
Không in hóa đơn — máy Online? Mẫu hóa đơn đã đặt mặc định cửa hàng?
In HĐ nhưng không in bếp — gán máy + mẫu phiếu bếp riêng; gửi bếp trước khi thanh toán.
A6 in khác A7 — cùng cửa hàng: vào Mẫu in chọn lại mặc định store.
Màn phụ A6 trắng — rút cáp USB debug rồi mở lại POS.
Không thanh toán được — thiếu quyền Duyệt PosSell, hoặc bật ca thu ngân mà chưa mở ca.
“Không đủ tồn kho” — bàn / đơn tạm khác đang giữ chỗ: thanh toán / hủy bớt đơn đó, nhập thêm, hoặc bật bán âm.
“Tồn kho vừa được thay đổi… thao tác lại” — người khác vừa bán / nhập cùng mặt hàng: bấm lại.
Tồn âm — bán trước khi nhập, khai sai combo / định lượng, hoặc đang bật bán âm → nhập bù / Kiểm kho.
Ai đã bán / trừ kho — Thẻ kho của mặt hàng; ai sửa / xóa đơn — Lịch sử thao tác (30 ngày).
HĐĐT lỗi / chờ ký — đơn vẫn hợp lệ; sửa cấu hình rồi xuất lại, hoặc ký trên portal hãng rồi Đồng bộ.
Bàn không hiện — ngành hàng chưa phải F&B hoặc chưa tạo khu/bàn.
11. Nguyên tắc chung của phần mềm
Chứng từ Tạm sửa / xóa được và chưa ảnh hưởng kho / quỹ; Hoàn thành mới ghi sổ. Muốn đảo ngược thì Hủy — không sửa chứng từ đã hoàn thành.
Không xóa dữ liệu đã phát sinh: hàng ngừng bán thì tắt bán; đơn sai thì hủy / trả hàng — lịch sử luôn được giữ.
Mọi thay đổi tồn có dòng Thẻ kho; mọi sửa / xóa đơn có trong Lịch sử thao tác.
Doanh thu ghi nhận khi đơn hoàn tất; hủy đơn gỡ doanh thu, hoàn kho, hoàn điểm / voucher / công nợ khách.
Giá trên đơn là giá lúc thêm món; đổi giá hàng hóa không làm đổi đơn cũ.
Quyền Xem / Tạo / Sửa / Duyệt theo từng module; thanh toán, đổi giá, chiết khấu, hủy cần quyền Duyệt.
Hàng hóa, kho, mẫu in, máy in, cấu hình HĐĐT là riêng của từng cửa hàng.
HĐĐT là chứng từ thuế của hãng: sai sót xử lý bằng thay thế / điều chỉnh theo quy định.
Cuối mỗi tháng: kiểm kho các mặt hàng chính, đồng bộ HĐĐT hàng loạt, xem báo cáo tỷ lệ xuất HĐĐT và lợi nhuận. Giao diện hướng dẫn đầy đủ (tìm kiếm, từng bước): sboxhrm.com/guide.
12. Hướng dẫn theo ngành hàng
Chọn ngành: Cài đặt → Ngành hàng & chế độ bán → Chọn ngành hàng → Đổi ngành. Ngành quyết định màn bán có sơ đồ bàn, tính giờ, gửi bếp, gói buổi hay hoa hồng.
Bán lẻ / Siêu thị
Bán nhanh: quét mã → Thanh toán (F9) → in. Nhiều khách cùng lúc: mở HĐ1, HĐ2…
Cân điện tử: bật «Đọc mã vạch cân điện tử», nhập đầu mã cân và số chữ số PLU.
Bán khi hết hàng: bật «Cho phép bán khi hết hàng / tồn âm».
Nhà hàng / Cafe
Mở bàn → nhập số khách → gọi món → Gửi bếp → Tạm tính → Thanh toán.
Chạm giữ bàn: Chuyển bàn, Gộp bàn, Tách bàn / Tách hóa đơn, Trả về bàn trống.
QR order tại bàn, Màn hình bếp (KDS), topping và định lượng nguyên liệu.
Karaoke / Bi-a / Phòng giờ
Dịch vụ tính giờ: Theo giờ / phút / block, phí mở phòng, làm tròn block, ân hạn.
Chạm giữ phòng: Tạm dừng tính giờ, Chốt tiền giờ (đồng hồ dừng, tiền không tăng), Mở chốt giờ.
Gói giờ đếm ngược (vd 1 giờ): bấm ▶ Bắt đầu, sắp hết và hết giờ máy báo, tự thêm dòng quá giờ.
Đồng hồ riêng từng dòng: Bắt đầu / Dừng / Kết thúc / Tính tiếp.
Salon / Spa / Nail
Sơ đồ ghế, lịch hẹn, dịch vụ lẻ hoặc gói liệu trình nhiều buổi (combo nhiều dịch vụ).
Bán gói phải chọn khách; mỗi lần làm bấm «Trừ buổi» và chọn nhân viên làm.
Hoa hồng: tính 1 lần khi bán hoặc mỗi buổi làm (tiền 1 buổi = tiền gói ÷ số buổi). Combo chọn NV cho từng dịch vụ.
Báo cáo POS → Hoa hồng nhân viên (lọc theo ngày làm buổi, xuất Excel).
Gym / Yoga
Thẻ tập theo thời gian (không giới hạn buổi) hoặc gói buổi; mua thêm tự gia hạn nối tiếp.
Check-in hội viên bằng vân tay / khuôn mặt trên máy chấm công (PIN riêng từ 90000001, tách chấm công nhân viên) hoặc check-in tại quầy.
Khách sạn / Lưu trú
Tiền phòng theo ngày (qua đêm) hoặc theo giờ; bật «Tính tiền phòng theo đêm», giờ nhận / trả phòng, ân hạn.
Nhận phòng → khai báo khách lưu trú → thêm minibar, giặt ủi → tạm tính → trả phòng.
Dùng chung mọi ngành
Mẫu Word / hợp đồng: Cài đặt → Mẫu in → «Tải file Word của bạn» — giữ mẫu gốc, gắn trường dữ liệu trên bản xem.
Lịch sử thao tác: ai bán, thêm, sửa, xóa gì — lưu 30 ngày, lọc theo nhân viên / chức năng, xuất Excel.