Phần mềm chấm công cloud có an toàn không? Bảo mật, chi phí và rủi ro cần biết

Khi được giới thiệu phần mềm chấm công cloud, câu hỏi đầu tiên của nhiều chủ doanh nghiệp không phải là tính năng mà là: dữ liệu nhân viên, giờ giấc, tiền lương để trên mạng thì có an toàn không? Ai xem được? Nhà cung cấp ngừng hoạt động thì sao? Mất Internet có chấm công được không?

Bài viết không khẳng định "cloud luôn an toàn hơn", mà giúp bạn hiểu rủi ro thật của cả chấm công đám mây lẫn phần mềm cài máy tính, cách giảm rủi ro và những câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp.

Chấm công đám mây là gì, dữ liệu nằm ở đâu?

Với phần mềm cài máy tính, dữ liệu chấm công nằm trong ổ cứng của một máy tính ở văn phòng. Với phần mềm chấm công cloud, dữ liệu được lưu trên máy chủ của nhà cung cấp; bạn truy cập qua trình duyệt hoặc app sau khi đăng nhập.

Luồng dữ liệu điển hình:

1. Nhân viên chấm công trên máy chấm công hoặc điện thoại.
2. Bản ghi được gửi qua Internet lên máy chủ. Máy ZKTeco có chức năng ADMS tự gửi, không cần máy tính trung gian.
3. Phần mềm ghép bản ghi với ca làm việc, tính công và lương.
4. Quản lý, kế toán, nhân viên đăng nhập để xem phần dữ liệu mình được phép xem.

Như vậy câu hỏi "có an toàn không" thực chất gồm ba phần: dữ liệu trên đường truyền, dữ liệu lưu trên máy chủ, và ai được đăng nhập để xem.

Rủi ro thật của phần mềm chấm công online

Nói khách quan, chấm công đám mây có những rủi ro sau:

• Lộ tài khoản đăng nhập: đây là rủi ro phổ biến nhất. Mật khẩu yếu, dùng chung một tài khoản cho nhiều người, đăng nhập trên máy lạ rồi quên đăng xuất.
• Phân quyền sai: cấp cho quản lý cửa hàng quyền xem bảng lương toàn công ty trong khi họ chỉ cần xem công chi nhánh mình.
• Phụ thuộc Internet: mất mạng thì không xem được công trực tuyến trong thời gian đó.
• Phụ thuộc nhà cung cấp: nếu nhà cung cấp dừng dịch vụ hoặc bạn muốn chuyển đi mà không xuất được dữ liệu, bạn bị "khóa" lại.
• Sự cố phía máy chủ: dịch vụ có thể gián đoạn tạm thời.

Rủi ro của phần mềm cài máy tính thường bị bỏ qua

Nhiều người mặc định "để trong máy mình là an toàn". Thực tế cách lưu cục bộ cũng có rủi ro riêng:

• Hỏng ổ cứng, mất máy, cháy nổ: dữ liệu nằm ở một chỗ duy nhất; không sao lưu là mất.
• Virus, mã độc tống tiền: máy tính văn phòng dùng chung, cắm USB, mở email lạ dễ bị nhiễm và mã hóa toàn bộ dữ liệu.
• Không có nhật ký truy cập: ai ngồi vào máy cũng mở được phần mềm, sửa giờ công mà khó truy vết.
• Phụ thuộc người phụ trách: kế toán nghỉ việc, không ai biết mật khẩu hay file sao lưu để ở đâu.

Không có lựa chọn nào không rủi ro; điều cần so sánh là rủi ro nào dễ kiểm soát hơn với nhân sự của bạn.

Cách giảm rủi ro khi dùng phần mềm chấm công cloud

Phía doanh nghiệp

• Mỗi người một tài khoản riêng, không dùng chung tài khoản quản trị.
• Đặt mật khẩu mạnh, đổi ngay khi người có quyền nghỉ việc.
• Cấp quyền theo nguyên tắc cần gì cấp nấy: quản lý chi nhánh chỉ xem chi nhánh mình, kế toán xem lương, nhân viên chỉ xem công và phiếu lương của chính họ.
• Định kỳ xuất bảng công, bảng lương ra Excel để lưu trữ nội bộ, phòng khi cần đối chiếu hoặc chuyển nhà cung cấp.

Về chuyện mất mạng

Với máy ZKTeco kết nối ADMS, bản ghi vẫn được lưu trong máy và tự gửi bù khi có mạng lại, nên mất mạng chỉ làm chậm việc xem công. Nếu máy báo mất kết nối kéo dài, xem bài máy chấm công ZKTeco mất kết nối.

Phần việc của nhà cung cấp thì bạn không tự làm được, nên cần hỏi rõ trước khi ký, theo checklist dưới đây.

Checklist câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp chấm công đám mây

Câu trả lời mơ hồ là dấu hiệu nên cân nhắc. Ngoài bảo mật, xem thêm tiêu chí chọn phần mềm chấm công.

So sánh chi phí: phần mềm cài máy và chấm công cloud

Phần mềm cài máy thường được tặng kèm máy chấm công nên dễ bị coi là miễn phí. Thực tế cần tính đủ các hạng mục:

Hạng mục hay bị bỏ qua nhất là thời gian của người làm công, làm lương mỗi tháng. Mức phí cụ thể của SBOX HRM theo số nhân viên xem tại bảng giá.

SBOX HRM xử lý những điểm trên thế nào?

Để bạn đối chiếu với checklist, đây là những gì SBOX HRM đang có:

• Dữ liệu truyền qua HTTPS; mỗi tài khoản chỉ xem phần được phân quyền.
• Máy ZKTeco kết nối qua ADMS không cần IP tĩnh, không mở port; mất mạng máy lưu và gửi bù.
• Chấm công điện thoại xác minh khuôn mặt, GPS hoặc WiFi và khóa đúng thiết bị đã đăng ký để chống chấm hộ.
• Bảng công, bảng lương, phiếu lương xuất được Excel bất cứ lúc nào.
• Hỗ trợ kỹ thuật qua Zalo 0973 024 042.

Chi tiết tính năng lưu trữ và truy cập xem tại trang phần mềm chấm công cloud. Cách tốt nhất để đánh giá vẫn là tự thử: đăng ký dùng thử miễn phí, không cần thẻ thanh toán, chạy song song với cách đang làm một kỳ công rồi quyết định.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm chấm công online có an toàn hơn phần mềm cài máy không?

Không tuyệt đối. Cloud giảm rủi ro hỏng máy, mất máy và sao lưu thủ công, nhưng cần quản lý tài khoản và phân quyền chặt. Phần mềm cài máy tránh phụ thuộc Internet nhưng dễ mất dữ liệu nếu không sao lưu.

Mất Internet thì chấm công đám mây có bị mất dữ liệu không?

Với máy chấm công có ADMS, bản ghi vẫn lưu trong máy và tự gửi bù khi có mạng lại. Trong lúc mất mạng, bạn chỉ chưa xem được dữ liệu mới trên phần mềm.

Nhân viên có xem được lương của người khác không?

Không nên và không cần. Phần mềm chấm công cloud tốt cho phép phân quyền: nhân viên chỉ xem công và phiếu lương của chính mình, quản lý xem phạm vi được giao.

Muốn chuyển sang phần mềm khác thì lấy dữ liệu chấm công thế nào?

Hãy chọn phần mềm cho xuất bảng công, bảng lương ra Excel và xuất định kỳ để lưu nội bộ. Đây là cách đơn giản nhất để không bị phụ thuộc một nhà cung cấp.