8 tiêu chí chọn phần mềm chấm công cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với doanh nghiệp từ 10 đến vài trăm nhân viên, chấm công thủ công bằng sổ hoặc file Excel thường sai ở ba chỗ: quên chấm, chấm hộ và tổng hợp nhầm khi cuối tháng tính lương. Một phần mềm chấm công tốt không chỉ ghi giờ vào – ra, mà phải biến dữ liệu đó thành ngày công, giờ tăng ca, đi muộn – về sớm và bảng lương mà không cần làm tay.

Dưới đây là 8 tiêu chí nên kiểm tra trước khi chọn.

1. Kết nối được với máy chấm công đang có

Phần lớn doanh nghiệp đã có sẵn máy chấm công vân tay hoặc khuôn mặt (ZKTeco, Ronald Jack…). Phần mềm nên nhận dữ liệu trực tiếp qua Internet (giao thức ADMS / Push), không cần máy tính để ở văn phòng chạy suốt ngày để "kéo" dữ liệu.

Khi hỏi nhà cung cấp, hãy hỏi rõ:

• Máy của tôi (ghi rõ model) có kết nối được không?
• Lượt chấm có lên phần mềm ngay lúc nhân viên chấm không, hay phải chờ đồng bộ?
• Thêm nhân viên trên phần mềm có tự đẩy xuống máy không?

2. Chấm công trên điện thoại cho nhân viên đi thị trường

Nhân viên bán hàng, giao hàng, kỹ thuật lắp đặt ít khi có mặt ở văn phòng. Phần mềm nên cho chấm công bằng điện thoại, kèm:

• Nhận diện khuôn mặt để chống chấm hộ.
• Định vị GPS hoặc Wi-Fi của cửa hàng, công trình để biết nhân viên chấm đúng nơi.
• Ảnh hiện trường và quy trình duyệt khi chấm ngoài vùng cho phép.

3. Xếp ca linh hoạt

Nhà hàng, siêu thị, xưởng sản xuất thường có ca sáng – chiều – tối, ca gãy, ca xoay vòng. Phần mềm cần cho phép:

• Tạo ca với giờ vào – ra, giờ nghỉ, thời gian cho phép đi muộn.
• Xếp lịch theo tuần hoặc tháng, cho nhân viên đăng ký ca và đổi ca có người duyệt.
• Tự nhận ca theo giờ chấm khi nhân viên làm ca linh hoạt.

4. Tính lương tự động từ dữ liệu chấm công

Đây là tiêu chí tiết kiệm thời gian nhất. Bảng lương nên tự lấy:

Nếu phần mềm chỉ xuất được file chấm công rồi bạn vẫn phải tính lương bằng Excel, khối lượng công việc cuối tháng gần như không giảm.

5. Phép năm, nghỉ lễ và đơn từ

Nhân viên cần xem được còn bao nhiêu ngày phép, gửi đơn nghỉ, đơn đi muộn, đơn tăng ca ngay trên điện thoại. Quản lý duyệt một chạm và dữ liệu tự vào bảng công — không còn cảnh cuối tháng đi tìm đơn giấy.

6. Báo cáo cho chủ doanh nghiệp

Ít nhất cần có:

• Ai đang làm, ai vắng hôm nay (theo thời gian thực).
• Tỷ lệ đi muộn theo phòng ban, theo người.
• Tổng quỹ lương, tăng ca theo tháng để kiểm soát chi phí.

7. Phân quyền và bảo mật dữ liệu

Dữ liệu lương là dữ liệu nhạy cảm. Hãy chọn phần mềm có phân quyền chi tiết: nhân viên chỉ xem phiếu lương của mình, quản lý chi nhánh chỉ thấy nhân viên chi nhánh đó, kế toán xem lương nhưng không sửa được ca. Đồng thời phải có lịch sử thao tác để biết ai đã sửa dữ liệu gì, lúc nào.

8. Chi phí rõ ràng, dùng thử được

Một phần mềm phù hợp nên cho dùng thử miễn phí với dữ liệu thật của bạn trong vài tuần. Chi phí tính theo số nhân viên hoặc theo gói, không phát sinh phí ẩn khi thêm chi nhánh hay máy chấm công.

Bảng kiểm tra nhanh trước khi quyết định

1. Máy chấm công hiện có kết nối được chưa?
2. Nhân viên đi thị trường chấm công bằng điện thoại được không?
3. Bảng lương có tự tính từ dữ liệu chấm công không?
4. Có phân quyền và lịch sử thao tác không?
5. Có dùng thử miễn phí không?

SBOX HRM đáp ứng thế nào?

SBOX HRM kết nối máy chấm công ZKTeco qua Internet, cho chấm công khuôn mặt trên điện thoại, xếp ca, quản lý phép năm và tính lương tự động từ dữ liệu chấm công — trên web, Android và iOS. Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí hoặc xem hướng dẫn sử dụng trước khi quyết định.