Quy định đi muộn, về sớm: doanh nghiệp được và không được làm gì?

Đi muộn, về sớm là vi phạm phổ biến nhất ở mọi doanh nghiệp. Cách xử lý quen thuộc là "phạt 20.000 – 50.000 đ mỗi lần" hoặc "đi muộn 3 lần trừ một ngày công". Tuy nhiên, cách làm này trái quy định của Bộ luật Lao động.

Điều doanh nghiệp không được làm

Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Vì vậy:

• Không được trừ một khoản tiền cố định cho mỗi lần đi muộn như một hình thức phạt.
• Không được "đi muộn 3 lần trừ 1 ngày lương" khi người lao động vẫn làm đủ phần thời gian còn lại.
• Doanh nghiệp vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và buộc hoàn trả số tiền đã phạt.

Điều doanh nghiệp được làm

1. Trả lương theo thời gian làm việc thực tế

Tiền lương trả theo thời gian là trả cho thời gian làm việc thực tế. Nhân viên đi muộn 30 phút thì doanh nghiệp có thể không trả lương cho 30 phút không làm việc đó — đây không phải phạt, mà là trả đúng thời gian làm việc. Cách tính cần được ghi rõ trong quy chế lương.

2. Xử lý kỷ luật theo nội quy

Nội quy lao động (đã đăng ký theo quy định nếu doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký) cần ghi rõ: đi muộn, về sớm thế nào là vi phạm, vi phạm bao nhiêu lần thì áp dụng hình thức nào:

• Khiển trách.
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng.
• Cách chức (với người có chức vụ).
• Sa thải chỉ áp dụng trong các trường hợp luật quy định, ví dụ tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày không có lý do chính đáng.

Xử lý kỷ luật phải theo đúng trình tự: họp xử lý, có mặt người lao động, có biên bản.

3. Khuyến khích bằng thưởng chuyên cần

Thay vì phạt, nhiều doanh nghiệp đặt thưởng chuyên cần: tháng không đi muộn, không nghỉ không phép được thưởng một khoản. Đi muộn thì không đạt điều kiện thưởng. Cách này hợp pháp và tạo động lực tích cực hơn.

Quy định "thời gian cho phép"

Nên cho phép một khoảng ân hạn (ví dụ 5 phút) để tránh tính muộn do kẹt xe, chờ máy chấm công. Quy định rõ: quá bao nhiêu phút thì tính là đi muộn, cách tính thời gian không làm việc.

Chứng cứ là dữ liệu chấm công

Mọi quyết định xử lý đều cần chứng cứ khách quan. Dữ liệu chấm công từ máy chấm công hoặc app chấm công khuôn mặt ghi chính xác giờ vào – ra, có ảnh kèm theo.

SBOX HRM cho phép đặt số phút cho phép đi trễ / về sớm theo từng ca, tự tính số phút muộn, số lần muộn trong tháng và xuất báo cáo đi trễ – về sớm theo nhân viên, phòng ban. Thưởng chuyên cần có thể cấu hình thành khoản thưởng trong bảng lương.

Đăng ký dùng thử SBOX HRM miễn phí — không cần thẻ thanh toán, đội kỹ thuật hỗ trợ kết nối máy chấm công và cấu hình ca, lương qua Zalo 0973 024 042.

Bài viết mang tính tham khảo; doanh nghiệp nên đối chiếu Bộ luật Lao động 2019, văn bản hướng dẫn và tham vấn chuyên gia pháp lý khi xây dựng nội quy.

Câu hỏi thường gặp

Công ty phạt tiền nhân viên đi muộn có đúng luật không?

Không. Bộ luật Lao động cấm phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động. Doanh nghiệp chỉ được trả lương theo thời gian làm việc thực tế và xử lý kỷ luật theo nội quy.

Đi muộn có bị trừ lương không?

Doanh nghiệp có thể không trả lương cho khoảng thời gian không làm việc nếu quy chế lương quy định rõ cách tính, nhưng không được trừ thêm một khoản như hình thức phạt.

Đi muộn nhiều lần có bị sa thải không?

Đi muộn thông thường không thuộc các trường hợp sa thải. Doanh nghiệp áp dụng các hình thức kỷ luật nhẹ hơn như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương theo nội quy.