Phần mềm quản lý máy chấm công là gì? So sánh bản cài máy tính và bản cloud

Máy chấm công chỉ làm đúng một việc: ghi lại mã nhân viên và thời điểm chấm. Muốn biết ai đi trễ, ai thiếu công, tháng này trả lương bao nhiêu, bạn cần thêm một phần mềm quản lý máy chấm công. Bài viết này giải thích phần mềm đó là gì, gồm những chức năng nào, và so sánh hai kiểu phổ biến hiện nay: bản cài trên máy tính và bản chạy trên cloud.

Phần mềm quản lý máy chấm công là gì?

Có thể hình dung máy chấm công như một cuốn sổ điểm danh tự động. Mỗi lượt chấm thêm một dòng: mã 015 – 07:58 – thứ Hai, nhưng cuốn sổ không biết nhân viên 015 làm ca nào hay nghỉ phép hôm nào.

Phần mềm quản lý máy chấm công là lớp đứng giữa cuốn sổ đó và phòng kế toán. Nó làm ba nhóm việc chính:

1. Lấy dữ liệu từ máy: đọc các lượt chấm, danh sách người dùng trên máy về một nơi lưu trữ.
2. Quản lý chính chiếc máy: thêm, sửa, xóa người dùng trên máy, đồng bộ giờ, theo dõi máy còn hoạt động hay không.
3. Xử lý thành bảng công: ghép lượt chấm với ca làm việc, tính giờ vào – ra, đi trễ, về sớm, tăng ca, rồi chuyển sang bảng lương.

Người ta hay gọi tắt là phần mềm máy chấm công, hay phần mềm máy chấm công vân tay với dòng máy phổ biến nhất — cùng một loại sản phẩm.

Những chức năng một phần mềm máy chấm công nên có

Phần mềm đi kèm máy thường chỉ mạnh ở hai dòng đầu rồi dừng ở xuất Excel.

Hai kiểu phần mềm: cài máy tính và cloud

Kiểu 1: Phần mềm cài trên máy tính

Phần mềm cài trên một máy tính Windows trong văn phòng, cùng mạng nội bộ với máy chấm công. Khi cần, người dùng bấm "tải dữ liệu" để kéo lượt chấm về qua LAN, hoặc chép bằng USB.

Cách này quen thuộc và không phụ thuộc Internet, nhưng dữ liệu nằm trên ổ cứng của một máy tính cụ thể, muốn xem công phải ngồi tại máy đó, mỗi chi nhánh cần một máy tính riêng, và phần lớn chỉ chạy trên Windows.

Kiểu 2: Phần mềm cloud (chạy trên máy chủ)

Với bản cloud, phần mềm và dữ liệu nằm trên máy chủ của nhà cung cấp. Máy chấm công có chức năng ADMS / Push / Cloud Server sẽ tự gửi lượt chấm lên máy chủ qua Internet ngay sau khi nhân viên chấm. Người quản lý chỉ cần đăng nhập bằng trình duyệt hoặc app điện thoại để xem.

Vì máy chủ động gửi ra ngoài nên không cần IP tĩnh, không cần mở port modem, cũng không cần một máy tính bật suốt ngày. Khi mất mạng, máy vẫn lưu bản ghi và tự gửi bù khi có mạng lại. Bạn có thể đọc thêm về cách hoạt động ở trang phần mềm chấm công cloud.

So sánh phần mềm chấm công: bản cài máy tính và bản cloud

Bản cài máy tính không phải luôn kém: một xưởng nhỏ, một chi nhánh, mạng chập chờn thì vẫn đáp ứng được. Bản cloud phát huy khi doanh nghiệp có nhiều điểm làm việc, người quản lý hay di chuyển, hoặc muốn nối thẳng từ chấm công sang tính lương.

Băn khoăn về an toàn dữ liệu được phân tích trong bài chấm công cloud có an toàn không; tối thiểu, hãy kiểm tra phần mềm dùng HTTPS và phân quyền theo tài khoản.

Cách chọn phần mềm quản lý máy chấm công phù hợp

Hãy tự trả lời các câu hỏi sau:

1. Máy đang dùng có ADMS không? Vào menu Kết nối (Comm.) của máy, tìm mục Cài đặt máy chủ đám mây (Cloud Server Setting) hoặc ADMS. Có mục này thì máy gửi được dữ liệu lên cloud.
2. Có bao nhiêu điểm chấm công, ai cần xem? Nhiều chi nhánh, quản lý xem trên điện thoại thì nên chọn cloud.
3. Có nhân viên làm ngoài không? Khi đó cần thêm chấm công bằng điện thoại.
4. Bảng lương đang tính bằng gì? Nếu vẫn Excel, nên chọn phần mềm nối được từ bảng công sang tính lương để bớt một lần nhập liệu.
5. Có xuất được Excel không? Kế toán vẫn cần để đối chiếu, lưu trữ.

Lỗi thường gặp khi dùng phần mềm máy chấm công

Lượt chấm không ghép được với nhân viên

Thường do mã người dùng trên máy không khớp mã trên phần mềm. Nhiều máy thì giữ một mã thống nhất cho mỗi người.

Bảng công lệch giờ hoặc nhảy sang ngày khác

Máy sai giờ hoặc sai múi giờ; đặt GMT+7 và đồng bộ giờ.

Bản cloud: máy báo offline

Kiểm tra dây mạng, địa chỉ máy chủ và tường lửa tòa nhà. Phần mềm nên hiện trạng thái online / offline của từng máy để phát hiện sớm.

Chuyển từ bản cài máy sang cloud có khó không?

Phần lớn trường hợp không phải mua máy mới: máy có ADMS chỉ cần khai báo địa chỉ máy chủ và ghép lại mã nhân viên. Quy trình chi tiết có trong bài chuyển phần mềm chấm công cài máy sang online.

SBOX HRM là một phần mềm quản lý máy chấm công dạng cloud: nhận dữ liệu máy ZKTeco qua ADMS, đồng bộ người dùng máy hai chiều, hiện trạng thái từng máy và nối thẳng sang ca làm việc, bảng lương. Phần mềm chạy trên trình duyệt (Chrome, Safari, Edge, Cốc Cốc) và có app Android, iOS. Tìm hiểu thêm tại trang phần mềm quản lý máy chấm công SBOX hoặc đăng ký dùng thử miễn phí, không cần thẻ thanh toán. Chưa chắc máy của bạn có ADMS? Gửi model máy qua Zalo 0973 024 042 để được kiểm tra miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý máy chấm công khác gì phần mềm tính lương?

Phần mềm quản lý máy chấm công lo phần lấy dữ liệu và quản lý chiếc máy; phần mềm tính lương dùng bảng công đó để tính tiền. Nhiều phần mềm cloud gộp cả hai.

Máy chấm công vân tay đời cũ có dùng được phần mềm cloud không?

Chỉ khi máy có chức năng ADMS / Push / Cloud Server. Máy không có chức năng này vẫn dùng với phần mềm cài máy tính, hoặc thay bằng máy đời mới có ADMS.

Dùng phần mềm cloud có cần máy tính ở văn phòng không?

Không. Máy chấm công tự gửi dữ liệu qua Internet; bạn xem bằng trình duyệt trên bất kỳ máy tính, MacBook, máy tính bảng hay điện thoại nào.

Mất Internet thì phần mềm cloud có mất dữ liệu chấm công không?

Không. Máy vẫn lưu bản ghi trong bộ nhớ và tự gửi bù lên máy chủ khi có mạng lại, miễn là bộ nhớ máy chưa đầy.