Phần mềm quản lý máy chấm công vân tay, khuôn mặt ZKTeco online

Mua máy chấm công thì dễ, quản lý máy chấm công mới là phần tốn công. Mỗi lần có nhân viên mới phải ra tận máy đăng ký, nhân viên nghỉ việc lại phải xóa tay; máy ở chi nhánh xa bị rút dây mạng cả tuần mới biết; cuối tháng thì từng nơi tải dữ liệu riêng rồi ghép file. SBOX HRM là phần mềm quản lý máy chấm công chạy online: mọi máy ZKTeco vân tay, khuôn mặt, thẻ của doanh nghiệp hiện trên một danh sách, tự gửi dữ liệu về qua Internet, và bạn điều khiển người dùng trên máy ngay từ phần mềm.

Phần mềm quản lý máy chấm công cần làm được những gì?

Trước khi chọn phần mềm, hãy tách hai việc thường bị gộp làm một: lấy dữ liệu chấm công và quản lý chính chiếc máy. Nhiều phần mềm đi kèm máy chỉ làm tốt việc thứ nhất — và chỉ khi bạn ngồi cạnh máy tính cài phần mềm. Một phần mềm quản lý máy chấm công đúng nghĩa cần trả lời được các câu hỏi sau mà không phải ra tận nơi:

• Máy nào đang kết nối, máy nào mất kết nối, lần cuối gửi dữ liệu là khi nào?
• Trên mỗi máy có bao nhiêu người dùng, vân tay, khuôn mặt, và họ khớp với hồ sơ nhân viên nào?
• Nhân viên mới, chuyển chi nhánh, nghỉ việc đã được cập nhật lên máy chưa?

SBOX HRM gom các câu trả lời này vào màn hình Máy chấm công trên phần mềm.

Tính năng quản lý máy chấm công của SBOX HRM

Danh sách máy và trạng thái online / offline

Mỗi máy sau khi kết nối hiện kèm tên, chi nhánh, trạng thái kết nối và thời điểm gửi dữ liệu gần nhất. Máy bị rút điện hay mất mạng sẽ chuyển sang mất kết nối để bạn kịp gọi người kiểm tra. Khi có mạng lại, máy tự gửi bù các lượt chấm đã lưu trong bộ nhớ.

Đồng bộ người dùng hai chiều

• Tải về: lấy danh sách người dùng đang có trên máy, ghép với hồ sơ nhân viên trên phần mềm.
• Đẩy xuống: thêm, đổi tên, xóa người dùng trên máy từ phần mềm, không phải bấm từng nút trên máy.
• Sao chép: chép nhân viên từ máy này sang máy khác khi mở thêm chi nhánh hay thay máy mới.

Với các dòng máy chạy firmware rút gọn, một số lệnh từ xa (ví dụ đăng ký vân tay từ xa) có thể không hỗ trợ — khi đó nhân viên đăng ký trực tiếp trên máy, phần còn lại vẫn quản lý từ phần mềm.

Một phần mềm cho cả máy vân tay, khuôn mặt và thẻ

Là phần mềm máy chấm công vân tay hay phần mềm máy chấm công khuôn mặt thì dữ liệu cuối cùng vẫn là một lượt chấm: ai, máy nào, lúc nào. SBOX HRM nhận các lượt chấm này như nhau, nên doanh nghiệp dùng lẫn máy vân tay ở văn phòng và máy khuôn mặt ở xưởng vẫn chỉ có một bảng công.

Gán máy cho chi nhánh, tách báo cáo theo nơi làm việc

Mỗi máy gắn với một chi nhánh. Bảng công, báo cáo đi trễ về sớm và bảng lương có thể lọc theo chi nhánh hoặc gộp toàn công ty. Quản lý chi nhánh chỉ thấy dữ liệu nơi mình phụ trách nhờ phân quyền theo tài khoản.

Quản lý nhiều máy chấm công ở nhiều chi nhánh

Đây là chỗ khác biệt rõ nhất của phần mềm máy chấm công ZKTeco online. Với cách cũ, mỗi chi nhánh cần một máy tính cùng mạng nội bộ với máy chấm công. Với SBOX HRM, máy ZKTeco có chức năng ADMS / Push / Cloud Server tự kết nối ra máy chủ qua Internet có sẵn ở cửa hàng — không cần IP tĩnh, không cần mở port modem, không cần máy tính bật ở chi nhánh.

Thêm một chi nhánh nghĩa là: lắp máy, khai báo địa chỉ máy chủ SBOX trên máy, gán máy cho chi nhánh mới và sao chép nhân viên sang. Chi tiết cách vận hành chuỗi xem bài quản lý máy chấm công nhiều chi nhánh.

Dữ liệu từ máy đi tiếp đến đâu?

Mỗi lượt chấm từ máy được ghép với ca làm việc để tính giờ làm, đi trễ, về sớm, tăng ca, rồi chuyển thẳng sang bảng lương, xuất Excel được khi cần. Nhân viên đi thị trường có thể chấm bằng điện thoại (khuôn mặt, GPS, WiFi) và vẫn dồn về cùng bảng công.

So sánh: phần mềm đi kèm máy và SBOX HRM

Vì sao chọn SBOX HRM?

• Giữ nguyên máy đang có nếu máy có ADMS.
• Không cài đặt: quản lý trên trình duyệt và app Android, iOS — xem quản lý máy chấm công trên điện thoại.
• Hỗ trợ kết nối qua Zalo 0973 024 042; mua máy tại SBOX được miễn phí lắp đặt và tặng phần mềm — xem lắp đặt máy chấm công.

Triển khai phần mềm quản lý máy chấm công

1. Kiểm tra máy: tìm mục ADMS hoặc Cloud Server trong menu Kết nối của máy.
2. Tạo tài khoản: đăng ký SBOX HRM, khai báo chi nhánh, phòng ban.
3. Kết nối máy: khai báo địa chỉ máy chủ SBOX trên từng máy (khoảng 10 phút một máy).
4. Đồng bộ người dùng: tải người dùng từ máy về và ghép với hồ sơ nhân viên.
5. Cài ca và chạy thử vài ngày rồi dùng chính thức.

Muốn hiểu kỹ khái niệm trước khi bắt đầu, đọc bài phần mềm quản lý máy chấm công là gì.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý máy chấm công SBOX HRM dùng được với máy nào?

Các máy ZKTeco có chức năng ADMS / Push / Cloud Server, gồm phần lớn máy vân tay, khuôn mặt và thẻ đời mới. Máy đời cũ không có ADMS không kết nối qua Internet được. Gửi model máy qua Zalo 0973 024 042 để được kiểm tra.

Quản lý nhiều máy chấm công ở các chi nhánh khác nhau có cần máy tính ở mỗi nơi không?

Không. Mỗi máy tự gửi dữ liệu qua Internet về cùng một tài khoản SBOX HRM, không cần máy tính bật tại chi nhánh, không cần IP tĩnh hay mở port.

Có thêm, xóa nhân viên trên máy chấm công từ xa được không?

Được. Phần mềm đồng bộ người dùng hai chiều: tải người dùng từ máy về, thêm, đổi tên, xóa người dùng trên máy và sao chép nhân viên giữa các máy. Riêng việc đăng ký vân tay từ xa phụ thuộc firmware từng dòng máy.

Làm sao biết máy chấm công ở chi nhánh bị mất kết nối?

Danh sách máy hiển thị trạng thái đang kết nối hoặc mất kết nối và thời điểm gửi dữ liệu gần nhất của từng máy.

Dùng thử SBOX HRM miễn phí — không cần thẻ thanh toán, kết nối máy chấm công đầu tiên ngay trong ngày.