Tạm ứng lương: quy định pháp luật, quy trình và cách quản lý không rối sổ

Tạm ứng lương là khoản tiền doanh nghiệp trả trước cho người lao động, sau đó khấu trừ vào kỳ lương. Với cửa hàng, nhà hàng có nhiều nhân viên trẻ, nhu cầu ứng lương giữa tháng rất phổ biến — và cũng là nguồn sai sót khi ghi tay.

Quy định pháp luật về tạm ứng lương

• Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.
• Doanh nghiệp phải cho tạm ứng tương ứng số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 1 tuần trở lên (tối đa không quá 1 tháng lương) và phải hoàn lại số tiền đã tạm ứng, trừ trường hợp thực hiện nghĩa vụ quân sự.
• Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng trước một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.

Mức tạm ứng thông thường do quy chế của doanh nghiệp quy định, ví dụ không quá 50% lương đã làm trong tháng.

Quy trình tạm ứng 4 bước

1. Đề nghị: nhân viên gửi đơn tạm ứng (số tiền, lý do, kỳ trừ lương).
2. Duyệt: quản lý trực tiếp / kế toán duyệt theo hạn mức.
3. Chi tiền: tiền mặt có phiếu chi hoặc chuyển khoản, lưu chứng từ.
4. Trừ lương: khoản ứng tự trừ vào kỳ lương đã thỏa thuận và hiện rõ trên phiếu lương.

Những rủi ro khi quản lý tạm ứng bằng sổ tay

• Quên trừ vào lương — doanh nghiệp mất tiền.
• Trừ hai lần — nhân viên khiếu nại, mất lòng tin.
• Nhân viên nghỉ việc khi khoản ứng chưa trừ hết.
• Không biết tổng số tiền đang cho ứng là bao nhiêu.

Mẫu quy định tạm ứng tham khảo

Tạm ứng trên app với SBOX HRM

Với SBOX HRM:

• Nhân viên gửi đơn tạm ứng trên điện thoại, xem trạng thái duyệt.
• Quản lý duyệt nhanh, kế toán ghi nhận chi tiền.
• Khoản tạm ứng tự trừ vào bảng lương của kỳ tương ứng, hiện rõ trên phiếu lương.
• Báo cáo tạm ứng theo tháng, theo nhân viên — biết ngay tổng tiền đang ứng.

Kết hợp tính lương tự động để không bao giờ quên hoặc trừ trùng.

Đăng ký dùng thử SBOX HRM miễn phí — không cần thẻ thanh toán, đội kỹ thuật hỗ trợ kết nối máy chấm công và cấu hình ca, lương qua Zalo 0973 024 042.

Bài viết tham khảo Bộ luật Lao động 2019; vui lòng đối chiếu quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp

Tạm ứng lương có bị tính lãi không?

Không. Theo Bộ luật Lao động, người lao động được tạm ứng tiền lương theo thỏa thuận và không bị tính lãi.

Doanh nghiệp có bắt buộc cho nhân viên ứng lương không?

Ngoài các trường hợp luật quy định (như nghỉ hằng năm, thực hiện nghĩa vụ công dân), việc tạm ứng do hai bên thỏa thuận và theo quy chế của doanh nghiệp.

Nhân viên nghỉ việc khi chưa trừ hết tạm ứng thì sao?

Khoản tạm ứng chưa hoàn trả được xử lý khi thanh toán các khoản liên quan đến chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận giữa hai bên.