Chấm công nhân viên kỹ thuật làm việc ngoài công ty: lắp đặt, bảo trì, công trình

Nhân viên kỹ thuật lắp đặt, bảo trì, sửa chữa thường đi thẳng từ nhà tới công trình, nơi làm việc thay đổi mỗi ngày. Họ không ghé công ty để chấm công, nên cần cách chấm công tại chỗ, đủ bằng chứng để tính lương và tính chi phí công tác.

Bài toán cần giải

• Chứng minh nhân viên có mặt tại địa điểm của khách và làm bao lâu.
• Công trình thay đổi, không thể đặt một vị trí chấm công cố định.
• Làm thêm giờ, làm cuối tuần để kịp tiến độ cần ghi nhận đúng.
• Chi phí đi lại, ở lại qua đêm cần quyết toán.

Chấm công ở nơi làm việc của khách

Cách thực tế nhất:

1. Tạo địa điểm làm việc cho từng công trình hoặc khách hàng (bản đồ + bán kính), như chấm công GPS.
2. Nhân viên được phân công tới địa điểm nào thì chấm ở địa điểm đó.
3. Chấm công bằng điện thoại có khuôn mặt và vị trí; ảnh được lưu làm bằng chứng.
4. Với việc ghé nhiều khách trong ngày, dùng check-in/check-out tại điểm kèm ảnh và ghi chú, như hướng dẫn chấm công nhân viên sale thị trường.

Nếu địa điểm mới phát sinh chưa kịp tạo, cho phép nhân viên chấm kèm lý do để quản lý duyệt sau, thay vì chặn hoàn toàn.

Làm thêm và ngày nghỉ

Công trình thường chạy tiến độ nên có tăng ca và làm cuối tuần. Theo Bộ luật Lao động 2019, tăng ca ngày thường tối thiểu 150%, ngày nghỉ hằng tuần 200%, ngày lễ Tết 300%; tổng giờ làm thêm cũng có giới hạn theo quy định. Hãy đối chiếu văn bản hiện hành. Công thức áp dụng xem cách tính lương tăng ca và tính năng quản lý nghỉ phép, tăng ca.

Công tác phí và tạm ứng

Khi đi công trình xa, nhân viên cần ứng tiền đi đường, ở lại. SBOX HRM có quy trình công tác: đề nghị tạm ứng, duyệt, chi và quyết toán sau chuyến đi, dữ liệu được ghi nhận và truy vết. Xem thêm quy định và quy trình tạm ứng lương.

Tính lương

• Lương cơ bản theo ngày công thực tế.
• Phụ cấp công trình, xăng xe, điện thoại.
• Tăng ca tự tính từ dữ liệu chấm công.
• Khấu trừ tạm ứng chưa quyết toán.

Tất cả chảy vào bảng lương tự động; nhân viên xem phiếu lương ngay trên điện thoại.

Thực tế nên làm

• Hướng dẫn nhân viên chụp ảnh cổng, bảng công trình hoặc hạng mục đang làm khi chấm công.
• Đặt quy định: không chấm ngoài địa điểm được giao, nếu cần phải có lý do.
• Định kỳ đối chiếu số giờ chấm với biên bản nghiệm thu, báo cáo công việc.

Đăng ký dùng thử SBOX HRM.

Câu hỏi thường gặp

Công trình ở nơi sóng yếu thì chấm công thế nào?

Chấm khi có sóng; nếu mất mạng thì báo bổ sung công kèm ảnh để quản lý duyệt sau.

Một nhân viên làm nhiều công trình trong tuần có được không?

Được. Gán nhiều địa điểm cho nhân viên và theo dõi công theo từng địa điểm.

Có tính được chi phí đi công tác không?

Có, thông qua quy trình công tác: tạm ứng, quyết toán và ghi nhận chi phí.