Chấm công và tính lương cho văn phòng, công ty: từ 10 đến vài trăm nhân viên
Văn phòng cần chấm công chính xác, quản lý nghỉ phép, tăng ca và tính lương đúng luật. Bài viết hướng dẫn chọn hình thức chấm công, tổ chức ca và đơn từ, tính lương kèm bảo hiểm và thuế, phù hợp công ty 10–300 nhân viên.
Văn phòng công ty thường có giờ giấc cố định hơn các ngành dịch vụ, nhưng lại phát sinh nhiều đơn từ: nghỉ phép, làm việc từ xa, đi công tác, tăng ca, bổ sung công; cộng với bảo hiểm và thuế khi tính lương. Excel dễ làm nhưng khó kiểm soát khi công ty vượt quá 20–30 người.
Chọn cách chấm công
| Mô hình | Gợi ý |
|---|---|
| Văn phòng một địa điểm, 10–100 người | Máy chấm công khuôn mặt hoặc vân tay + app điện thoại cho người đi ngoài |
| Nhiều chi nhánh, văn phòng nhỏ | Chấm bằng điện thoại với GPS/WiFi từng văn phòng |
| Làm việc hybrid, WFH | Điện thoại + khuôn mặt cho ngày làm từ xa theo chính sách |
| Nhân viên kinh doanh, kỹ thuật đi ngoài | Xem sale thị trường và kỹ thuật làm ngoài |
So sánh chi tiết: nên chọn khuôn mặt, vân tay hay điện thoại, chi phí lắp đặt máy chấm công và tiêu chí chọn phần mềm chấm công.
Quy trình đơn từ nên có
- Nghỉ phép: nhân viên gửi đơn trên app, trưởng bộ phận duyệt, số ngày phép tự trừ. Xem cách tính ngày phép năm.
- Tăng ca: đăng ký trước, duyệt, tính theo hệ số. Xem cách tính lương tăng ca.
- Bổ sung công khi quên chấm, kèm lý do.
- Đi muộn, về sớm: có quy định rõ; xem quy định đi muộn về sớm.
Tất cả nằm trong tính năng quản lý nghỉ phép, tăng ca và quản lý nhân sự.
Tính lương văn phòng
- Lương theo tháng chia ngày công chuẩn, xem cách tính lương theo ngày công.
- Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm.
- Thưởng, phạt.
- BHXH, BHYT, BHTN theo mức đóng BHXH, lưu ý lương tối thiểu vùng.
- Thuế TNCN theo cách tính thuế TNCN.
- Tạm ứng: quy trình tạm ứng lương.
Phần mềm tổng hợp công và các khoản trên thành bảng lương tự động. Bạn vẫn có thể tham khảo mẫu bảng lương Excel để so sánh. Lưu ý các quy định về lương, bảo hiểm, thuế thay đổi theo thời gian; hãy đối chiếu văn bản hiện hành.
Lộ trình triển khai gợi ý
- Nhập danh sách nhân viên, phòng ban, chức danh.
- Tạo ca làm việc và chính sách đi muộn, nghỉ phép.
- Gắn máy chấm công hoặc cho nhân viên đăng ký điện thoại.
- Chạy thử một kỳ công song song với Excel.
- Chốt công và tính lương trên phần mềm.
Xem thêm onboarding nhân viên mới. Đăng ký dùng thử SBOX HRM.
Câu hỏi thường gặp
Công ty 15 nhân viên có cần phần mềm không?
Nên có từ khi bắt đầu phát sinh nghỉ phép, tăng ca và tính BHXH; chi phí thấp, tiết kiệm nhiều giờ tổng hợp mỗi tháng.
Có kết nối được máy chấm công đang dùng không?
Máy ZKTeco hỗ trợ ADMS thì kết nối được qua Internet. Xem kết nối ZKTeco.
Nhân viên làm việc từ xa chấm công thế nào?
Dùng điện thoại với khuôn mặt, và nếu chính sách yêu cầu thì kết hợp vị trí hoặc thiết bị đã duyệt.
Dùng thử SBOX HRM miễn phí
Chấm công khuôn mặt, kết nối máy ZKTeco, xếp ca và tính lương tự động — triển khai trong 1–3 ngày.
Đăng ký miễn phí Gọi tư vấn